展示会前は、当日に向けて準備すべきことがたくさんありますよね。装飾や設営はイベント会社などに多くを任せていたとしても、当日のブース運営に必要なものは、自社で用意して忘れずに持っていく必要があります。

とはいえ、展示会へのブース出展は、多くて年に1～2回という企業も多いでしょう。前回の出展から間が空くと、ブースにあって便利だったものや「持っていっておくべきだった！」と思ったものなどを忘れてしまいがち。

そこで、展示会当日に必要なものやあると便利なものをリストアップしました。自社で用意すべきもののチェックリストを作る際の参考にしてみてくださいね。

展示会場への入館・搬出入に必要なもの

まずは展示会場への入館や車両での搬出入に必要なものを確認しましょう。

出展社バッジと車輛証

出展社は、当日の会場内では出展社バッジ（腕章、ステッカーなど形態はイベントにより異なります）の着用を義務付けられます。運営スタッフ人数分の出展社バッジとストラップケースなどを忘れずに持っていきましょう。当日引き換えの場合は引換証と全員分の名刺を揃えておきます。

車輛での搬出入には車輛証が必要なケースが多いです。こちらも車輛の台数分忘れず持参しましょう。

展示会ブースに設置が必要なもの

受付用サイン

ブース設計によっては不要なケースもありますが、ブース内に長机などで受付を設ける場合、卓上に置く「受付」のサインを用意しておくとわかりやすいです。

貴名受け

受付などに設置して、名刺を入れてもらうための小さな箱です。

あまり時間のない方やたまたまタイミングが合わず接客できなかった方などで、自社の商品・サービスに関心の高い来場者が名刺を入れてくれる可能性があるため、必ず設置したいところです。

冊子用スタンド

パンフレットやリーフレット、カタログ、チラシ等を立てて設置するスタンドがあると平置きより目に留まりやすく、省スペースにもなります。

受付用筆記具とメモ帳、付箋など

いただいた名刺の裏に分類用のメモを残したり、接客対応でのちょっとした申し送り事項などを伝えたりするため、筆記具やメモ帳、付箋などを用意しておきましょう。

アルコール消毒液

試食などがある場合はもちろん、来場者が実際に触れることができる展示品などがあるブースでは、アルコール消毒液の設置が好ましいです。

展示会でスタッフ各人に必要なもの

展示会でスタッフが使うもののリストです。アルバイトがいる場合はその分も忘れずに。

運営マニュアル

オペレーションや想定問答などをまとめたマニュアルは、スタッフそれぞれが当日も確認できるよう人数分用意しておきましょう。

ユニフォーム

スタッフジャンパーや作業着、エプロンなどのユニフォームを着用する場合、着用する人数分を用意する必要があります。

インカム

当日の業務連絡用にインカムがあると便利です。必要な人数分用意しましょう。

筆記具、メモ帳

スタッフそれぞれが筆記具やメモ帳などを持っていると、必要事項をすぐにメモできます。

カメラ

自社ブースの様子や会場内の様子を撮影しておけば、今後の出展時の参考資料として役立ちます（撮影OKかどうかは展示会により異なるのであらかじめ確認を）。

展示会の接客・応対のために必要なもの

ブース来場者の接客・応対の際に使用するもののリストです。

アンケート用紙とクリップボード、ボールペン、ホッチキス

アンケートを実施するなら用紙を多めに作って持っていきます。用紙が足りなくなったときのために原本かデータも持っていっておきましょう。

ブース前を通る人などにもアンケートを行うなら、クリップボードがあると便利です。

回答用のボールペンは紛失しやすいので、多めに用意しておきましょう。

アンケート用紙といただいた名刺をホッチキス留めしておけば名刺の分類が楽になります。予備のホッチキス針も用意しておきましょう。

配布用カタログ、パンフレット類

カタログやパンフレットなど、来場者に渡せる資料も余裕ある数用意しておきましょう。

封筒、クリアファイル、バッグなど

カタログなどを差し上げる際、封筒やクリアファイル、バッグなどに入れて渡せば持ち歩きやすく好印象です。

社名やロゴ入りで少し大きめのバッグを作成しておけば、他社の資料も合わせて入れてくれる方が増え、展示場内での宣伝効果も期待できます。

ノベルティ

ノベルティを配布する場合は、配布条件に合わせて必要数を用意します。パンフレット等と合わせて配布する場合は、あらかじめセットを作っておきましょう。

展示会での実演、プレゼン、セミナーなどに必要なもの

自社ブースで実演やプレゼン、セミナーなどを開催する場合に準備しておくもののリストです。展示会主催のセミナーや講演に登壇する場合には、機材等用意されていることが多いので、足りないものはないか確認して準備しましょう。

展示会で必要に応じて準備しておく電子機器類

展示会ブースで電子機器類をどの程度使用するかは業種によって異なると思いますが、まったく使用しないということはないでしょう。必要なものをしっかりと準備しておきましょう。

ノートPC、タブレット、スマホ

PCは展示用、プレゼン用、管理用など、どこに何台必要なのかを早めに決定し、どのPCを使用するのかなど調達方法も確認しておきましょう。

接客時やアンケートなどにタブレット機器を使用する場合も、PCと同様に準備します。

社用スマホがある場合は忘れず持っていきます。連絡や管理、ちょっとした撮影用などに便利です。

モバイルルータ、ケーブル類

展示場内ではWi-fiが使用できることが多いですが、専用のモバイルルータを持っていけば回線状態が不安定な場合などにも安心です。

延長コードやテーブルタップ、LANケーブルなども念のため予備を用意しておきましょう。

展示会ブースの掃除に必要なもの

意外と見落としがちなのが掃除道具類です。掃除する場面をイメージして必要なものを必要な数だけ用意しておきましょう。

ウェットティッシュ

スタッフの手拭きにも、ちょっとした拭き掃除にも使えて便利です。

ゴミ袋

ブースで出たごみを分別して捨てられるよう、余裕を持って用意しておきましょう。

掃除道具一式

掃除機やフロアモップ、ほうきとちりとり、ハンディモップなど、掃除道具は数種類用意しておけば、手分けして掃除できるため便利です。

その他展示会であると便利な文具、道具類

設営に使ったテープ類や、文具・事務用品、ティッシュペーパーなどは当日もバックヤードに準備しておくと何かあったときに安心です。

必要なものを準備してスムーズな展示会ブース運営を！

展示会当日に必要なものやあると便利なものを、使用シーンや使う場所などに分けてリストアップしてご紹介しました。

「そうそう、これもあったほうがいいよね！」というものに気づいた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事でリストアップしたものを参考に、自社で必要なもののリストを作成して、調達や持ち物チェックに役立ててください。しっかりと準備して、展示会当日はスムーズなブース運営を実現しましょう！

合わせて、展示会に最適なノベルティ販促品一覧ページもどうぞご覧ください。